Use Case / Real Estate

不動産管理・賃貸仲介のAI電話対応・通話要約CRM連携

繁忙期に重なる退去立会いの日程確認、変更希望、折り返しをAIが一次受付。物件・部屋・入居者と用件を整理し、既存の台帳へ戻して担当者につなぎます。設備不具合や内見希望も、業務ごとの確認ルールに合わせて対象を広げられます。

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Improvement Proposal

匿名の相談をもとにしたPoC設計例

実際の相談内容をもとに、企業が特定されないよう業務内容を一般化しています。掲載内容は改善提案であり、導入成果を示すものではありません。

退去立会いを受託する不動産関連サービス企業の相談をもとに

繁忙期の折り返し・変更受付を、担当者へ確実につなぐ。

入居者からの日程確認・変更希望をAIが一次受付。既存の台帳へ戻し、折り返し待ちと有人確認が必要な案件を整理する提案です。

現場で起きていること

入居者と電話がつながらず、再連絡と折り返し対応が重なる。繁忙期や担当者の不在時には、電話・メッセージ・台帳を見直して経緯を追う負担が増えます。

最初に取り組むこと

入居者向けの日程確認、変更・キャンセル希望、折り返しの一次受付から開始。既存の入力自動化を活かし、受付結果をスプレッドシートやCSVへ戻す構成です。

提案する業務の流れ

入居者の電話を受付
物件・部屋・氏名と用件を聞き取り、日程確認、変更希望、折り返しなどに分類します。
希望と確認事項を記録
希望日時と連絡先を整理し、許可されたFAQの範囲で案内。判断が必要な相談は有人対応へ振り分けます。
既存の台帳へ連携
受付内容、変更希望、折り返し待ちなどの状態を構造化し、既存台帳の項目に合わせて出力します。
担当者が確認・連絡
引き継いだ内容を担当者が確認し、日程の判断と必要な連絡を行います。対応結果も案件に残します。

人が確認・判断する範囲

日程の確定、費用負担、原状回復範囲、クレームは担当者が判断します。初期提案ではカレンダーの空き枠自動判定を含めず、変更希望の受付と確定を分けます。

PoCで改善を確かめる指標

対象用件の一次受付完了率
有人引き継ぎの理由と所要時間
聞き取りの修正・途中離脱

人による確認・修正の時間も含めて、現行業務と比較します。

Workflow

退去の電話から、立会日程の確定連絡まで。

一次受付の検証後に検討する拡張フローです。入居者、管理会社、立会担当のやり取りを一つの退去案件にまとめ、担当者確認後の確定連絡までつなぎます。

退去の連絡を受け付ける
物件名、部屋番号、契約者、退去希望日、折り返し先を聞き取ります。
案件登録と候補日回収
契約候補を照合して受付記録を作成。電話やLINEで立会候補日を回収し、未回答の状態も案件に残します。
担当者が契約と日程を確認
解約の受付条件、管理会社と立会担当の空き枠、入居者の希望を確認して日時を決めます。
確定連絡と結果を管理する
承認済みの日時を登録し、入居者・管理会社への案内結果を記録。未達や変更希望は再確認タスクにします。

担当者が確認・判断すること

解約の成立条件、原状回復費用、契約解釈、設備不具合の緊急対応は担当者が判断します。

退去案件の画面デモを見る

架空データを使った操作イメージです。実際の電話・LINE送信や予約登録は行いません。

Inquiries

不動産管理・賃貸仲介で多い問い合わせと、AIの受け方。

退去・解約の一次受付

物件名、部屋番号、契約者、退去希望日を聞き取り、解約手続きを確認する担当者へ渡します。

退去立会の日程調整

入居者の候補日、立会いの条件、連絡可能な時間帯を整理し、管理会社・立会担当の確認へつなぎます。

設備不具合の受付

発生場所、設備名、症状、発生時期を記録。緊急対応が必要な相談は、定めた連絡先へ引き継ぎます。

内見・来店の予約希望

問い合わせ物件、希望日時、人数、希望条件を聞き取り、空室・案内可否を確認する仲介担当へ渡します。

契約更新・必要書類の問い合わせ

対象契約と手続き種別を確認し、必要書類の定型案内や担当者への折り返し依頼を作成します。

オーナー・協力会社からの連絡

対象物件、案件番号、連絡内容、返答期限を整理し、案件を担当する管理者へ引き継ぎます。

Primary Data

導入先で確認する一次データ。

公開統計や他社事例の平均値だけで導入範囲を決めず、実際の通話・問い合わせ分布・登録項目をもとにPoCの対象とKPIを設計します。

退去・内見・設備受付の通話

実際の通話から、物件名や部屋番号の聞き直し、契約者確認の手順、管理・仲介の振り分け条件を整理します。

物件・用件別の件数と再連絡

退去、内見、設備不具合の件数、時間外の入電、日程確定までの連絡回数を集計し、最初の対象業務を決めます。

契約照合と予約枠の連携条件

物件ID、部屋番号、契約者、管理会社、立会担当の登録項目と、カレンダーの参照・更新権限を確認します。

緊急連絡と有人確認の条件

漏水・閉じ込めなどの緊急連絡、契約者不一致、解約条件、日程変更の引き継ぎ先と対応時間を定義します。

通話データを検証に使う場合は、個人情報・機密情報のマスキング、アクセス権限、保存期間を事前に確認します。

AI Roles

受付・記録・業務実行を、必要な範囲から。

不動産管理・賃貸仲介の業務に合わせて、Voiceによる一次受付、Assistによる通話支援、Logによる記録を組み合わせます。登録・通知・結果管理までつなぐCompleteは、AssistとLogを含む構成です。

ContactX Voice退去・内見の一次受付

営業時間外や担当者不在時に、物件・部屋・用件・希望日時を聞き取ります。緊急連絡や契約判断は担当者へつなぎます。

ContactX Assist物件照合・確認項目の提示

通話中に物件・契約者候補、解約手続きの確認項目、過去の設備対応履歴を提示し、担当者の検索と聞き取りを支援します。

ContactX Log退去・内見案件の記録

退去希望日、候補日、症状、次の連絡先を構造化し、賃貸管理・CRMの項目に合わせた登録下書きを作成します。

ContactX Complete日程登録・連絡結果の管理

確認済みの案件登録、日程の登録、入居者・管理会社への通知を実行。未回答・連絡未達・変更依頼を案件に残し、次の対応を管理します。

Integrations

連携する既存システム。

参照・更新できる項目と権限を確認し、API・RPA・CSVから既存環境に合う方式を設計します。予約登録や通知は、連携先の仕様と担当者の確認手順に合わせて検証します。

賃貸管理システム物件・契約者台帳スプレッドシート・CSVCRM / 問い合わせ管理立会・内見予約カレンダーLINE公式アカウント・通知システム

Expected Impact

不動産管理・賃貸仲介で狙う効果。

以下は実績値ではなく、導入先の一次データをもとにPoCで測る指標です。実際の効果は通話内容・後処理手順・既存システムの状態により変動します。

取得率物件・部屋・希望日の取得率

調整時間受付から立会日時確定まで

連絡回数日程確定までの往復連絡

未処理率登録・通知後に残る未処理案件

FAQ

不動産管理・賃貸仲介に関するよくある質問

繁忙期に向けて、日程変更や折り返しの受付だけ始められますか？

入居者向けの定型受電に絞った構成を検討できます。日程確認、変更・キャンセル希望、折り返しを分類して既存の台帳へ出力し、日程の確定や費用の判断は担当者へ引き継ぎます。現在の入力自動化と重複しない範囲から設計します。

既存の賃貸管理システムや物件台帳を使えますか？

物件・部屋・契約者を照合する項目と権限を確認し、API・CSV・RPAなど利用できる方式を検討します。最初は参照と登録下書きから始め、確認後の登録へ段階的に広げられます。

退去立会や内見の予約まで確定できますか？

希望日時の回収と候補整理を支援できます。予約登録は、担当者・管理会社の空き枠を参照できることと、二重予約を防ぐ確認手順が前提です。初期導入では担当者の確認後に登録・案内する範囲を設計します。

漏水など急ぎの設備トラブルも対象になりますか？

AIは物件と発生状況の一次受付を担い、緊急対応は事前に定めた有人窓口へ引き継ぎます。対応時間、転送先、不通時の連絡経路を確認し、通常の折り返し受付と分けて設計します。

LINEで候補日を回収する運用と組み合わせられますか？

LINE公式アカウントと案件・連絡先をひも付ける条件を確認して設計します。LINEを利用しない入居者には電話など別の連絡方法を残し、未回答や変更希望も同じ案件で管理します。

Contact

不動産管理・賃貸仲介の窓口業務から、導入範囲を設計します。

現在の問い合わせ種別と既存システムを確認し、AI一次対応・オペレーター支援・CRM連携の初期導入範囲と費用計画を提案します。

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